在日常辦公中，我們經(jīng)常需要制作大量的工作牌，比如員工證、訪客證等。如果一個(gè)個(gè)手動(dòng)制作，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)。幸運(yùn)的是，word 提供了一些強(qiáng)大的功能，可以幫助我們快速批量制作多個(gè)工作牌。以下是一些實(shí)用的步驟和技巧，讓你輕松完成任務(wù)。

準(zhǔn)備工作

在開始之前，你需要準(zhǔn)備好以下材料：

- 員工信息表格：包含所有需要制作工作牌的員工信息，如姓名、部門、職位、照片等。這個(gè)表格可以是 excel 文件或 csv 文件。

- 工作牌模板：設(shè)計(jì)好單個(gè)工作牌的樣式，包括字體、顏色、布局等。

創(chuàng)建工作牌模板

1. 打開 word 并設(shè)置頁面布局：

- 根據(jù)工作牌的實(shí)際尺寸設(shè)置頁面大小和方向。例如，如果工作牌是名片大小，可以將頁面設(shè)置為 55mm x 85mm。

2. 設(shè)計(jì)工作牌樣式：

- 添加文本框、圖片框、文本占位符等，用于放置員工的姓名、部門、職位和照片。

- 確保模板設(shè)計(jì)簡潔明了，便于信息填充和識(shí)別。

使用郵件合并功能

word 的郵件合并功能可以自動(dòng)將員工信息填充到工作牌模板中，大大提高了效率。

1. 打開郵件合并向?qū)В?/p>

- 在 word 中，點(diǎn)擊“郵件”選項(xiàng)卡，然后選擇“開始郵件合并”。

- 選擇“信函”或“標(biāo)簽”（如果工作牌尺寸與標(biāo)簽類似），然后點(diǎn)擊“下一步：開始文檔”。

2. 選擇收件人：

- 點(diǎn)擊“選擇收件人”，然后選擇“使用現(xiàn)有列表”。

- 瀏覽并選擇之前準(zhǔn)備好的員工信息表格文件，點(diǎn)擊“打開”。

- 在彈出的對話框中，選擇要使用的表格工作表，點(diǎn)擊“確定”。

3. 插入合并域：

- 在工作牌模板中，點(diǎn)擊需要插入員工信息的位置。

- 例如，點(diǎn)擊姓名文本框，然后選擇“插入合并域”中的“姓名”。

- 重復(fù)此步驟，為部門、職位和照片等占位符插入相應(yīng)的合并域。

注意：對于照片，你需要使用“插入圖片域”功能。這通常需要在郵件合并前對員工照片進(jìn)行命名和整理，確保照片文件名與員工信息表格中的某個(gè)字段（如員工編號(hào)）相對應(yīng)。

4. 預(yù)覽結(jié)果：

- 點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”，可以看到第一個(gè)員工的工作牌預(yù)覽效果。

- 使用“上一條記錄”或“下一條記錄”按鈕，檢查不同員工的工作牌是否正確。

5. 完成合并：

- 確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“完成并合并”，選擇“編輯單個(gè)文檔”。

- 在彈出的對話框中，選擇“全部”或指定數(shù)量的記錄，點(diǎn)擊“確定”。

調(diào)整和打印工作牌

1. 檢查和調(diào)整：

- word 會(huì)生成一個(gè)包含所有工作牌的新文檔。仔細(xì)檢查每個(gè)工作牌的信息是否正確，布局是否整齊。

2. 打印設(shè)置：

- 根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置頁面邊距、打印方向（橫向或縱向）和紙張類型。

- 如果需要，可以添加頁碼或裁剪標(biāo)記，以便打印后裁剪工作牌。

3. 打印輸出：

- 點(diǎn)擊“打印”按鈕，選擇打印機(jī)和打印份數(shù)，然后點(diǎn)擊“確定”。

通過以上步驟，你可以快速批量制作多個(gè)工作牌，不僅節(jié)省了時(shí)間和精力，還提高了工作效率和準(zhǔn)確性。希望這篇文章對你有所幫助！